3.1. Angebot erstellen

Als eingeloggter Anbieter finden Sie unter „Mein proFleet“ den Button „Meine Ausschreibungen“. Sie finden dort alle für Sie relevanten Ausschreibungen, d.h. Ausschreibungen für die von Ihnen vertriebenen Marken bzw. Leasing- und Finanzierungsleistungen. Bevor Sie ein Angebot erstellen, sollten Sie prüfen, ob

  • Sie das/die nachgefragte/n Modell/e liefern können und 
  • der gewünschte Auslieferungsort ggf. über einen Auslieferungspartner beliefert werden kann und
  • die gewünschten Liefertermine eingehalten werden können und
  • Sie die notwendige Bindefrist einhalten können (Ende der Ausschreibung plus 14 Tage).

Durch Klick auf „Angebot erstellen“ kommen Sie direkt zum Angebotsformular. Sie brauchen dort nur noch die meist schon vorausgefüllten Eingaben zu ergänzen oder zu korrigieren, falls Eingaben des Nachfragers nicht korrekt sind (z.B. Farbbezeichnungen). Gehen Sie einfach von oben nach unten durch das Formular. Auf der linken Seite sehen Sie immer die Angaben, die der Nachfrager in seiner Ausschreibung gemacht hat.

Wichtig ist der Punkt Konfiguration. Der Nachfrager hat drei alternative Möglichkeiten, seine Konfiguration vorzugeben:

1. Mit dem proFleet Konfigurator
Mit dem markenübergreifenden proFleet-Konfigurator für PKW und leichte NFZ fast aller Marken. Seine Konfiguration sehen Sie durch Klick auf „vollständige Konfigurationsdaten ansehen“ in einem neuen Fenster. 

2. Per Datei-Upload
In vielen Fällen wollen Nachfrager ihr Wunschfahrzeug mit dem Original-Konfigurator auf der Herstellerwebsite zusammenstellen. Die fertigen Konfigurationen werden dann z.B. als PDF- oder Word-Datei gespeichert und im proFleet System hochgeladen. Auch hier sehen Sie seine Konfiguration durch Klick auf „vollständige Konfigurationsdaten ansehen“ in einem neuen Fenster. 

3. Durch Festlegung von Mindestausstattungen
Einige Nachfrager möchten nur die Grunddaten bzw. Mindestausstattungen festlegen, die ihr Fahrzeug haben soll (z.B. Modell, Motor, Farbe, Klimaanlage, Radio/CD). Diese Nachfrager verzichten dann auf eine komplette Konfiguration und sind offen für Angebote, soweit die Mindestanforderungen erfüllt werden. Die vom Nachfrager definierten Mindestanforderungen sehen Sie dann im Formularfeld „Gewünschte Mindestausstattung“. 

Als Anbieter müssen Sie jedem Angebot eine eindeutige und vollständige Konfiguration zuweisen, damit der Nachfrager genau erkennen kann, welches Fahrzeug Sie anbieten. Bitte beachten Sie bei Ihrer Konfiguration folgende Punkte:

1. Sie können nur Fahrzeuge der vom Nachfrager nachgefragten Marke anbieten.

2. Abweichungen vom nachgefragten Modell (Modellbezeichnung), Motorisierung und/oder Ausstattungslinie sind nur insoweit möglich, als der Nachfrager keine korrekten oder veraltete Bezeichnungen gewählt hat.

3. Abweichungen von den gewünschten Außen-/Interieurfarben bzw. Ausstattungen sind nur möglich, soweit der Nachfrager dies explizit zulässt und in der Ausschreibung angegeben hat.

Für das Hinzufügen einer Konfiguration zu Ihrem Angebot haben Sie vier Möglichkeiten:

1. Sie bestätigen die Konfiguration des Nachfragers
Dies ist nur möglich, wenn der Nachfrager eine komplette und korrekte Konfiguration der Ausschreibung beigefügt hat. Sie müssen in jedem Fall prüfen, ob das vom Nachfrager konfigurierte Fahrzeug dem aktuell bestell- bzw. lieferbaren Fahrzeug entspricht. Bei Bestellfahrzeugen ist also die aktuelle „Baubarkeit“ zu prüfen. Sollte das nachgefragte Fahrzeug exakt, d.h. auch hinsichtlich aller Ausstattungen und Farben, dem von Ihnen angebotenen Fahrzeug entsprechen, können Sie durch Ankreuzen des Punktes „Fahrzeug entspricht exakt der nachgefragten Konfiguration“ Ihre angebotene Konfiguration bestätigen. Danach können Sie mit der Eingabe der übrigen Angebotsdaten fortfahren. 

2. Per Datei-Upload
Durch Klick auf „Konfiguration hinzufügen“ gelangen Sie zu einer Auswahl und wählen dort „Upload“. Nach dem Klick auf „Upload“ sehen Sie zunächst nochmal in einem Formular die Basisdaten des konfigurierten Fahrzeuges (Modellbezeichnung, Leistung etc.). Prüfen und korrigieren Sie ggf. diese Daten und klicken Sie dann auf „Einstellung sichern“. Dann öffnet sich unten in dem Formular ein Upload-Feld, wo Sie Ihre Konfigurationsdatei suchen und hochladen können (Hinweis: Die Datei darf keinerlei Adress- oder Kontaktdaten enthalten). Nach dem Upload klicken Sie unten auf dem Formular auf „Ausschreibungsprozess fortsetzen“ und gelangen damit zur Eingabe der übrigen Angebotsdaten. 

3. Durch Nutzung des proFleet-Konfigurators
Durch Klick auf „Konfiguration hinzufügen“ gelangen Sie zu einer Auswahl und wählen dort „proFleet-Konfigurator“. Nach dem Klick auf „proFleet Konfigurator“ folgen Sie den Auswahlschritten im Konfigurator bis zur Fertigstellung des gewünschten Fahrzeuges. Prüfen und korrigieren Sie ggf. die Konfiguration und klicken Sie dann auf „Ausschreibungsprozess fortsetzen“, und Sie gelangen damit zur Eingabe der übrigen Angebotsdaten. 

4. Durch Auswahl von gespeicherten Konfigurationen
Durch Klick auf „Konfiguration hinzufügen“ gelangen Sie zu einer Auswahl und wählen dort unter „Auswahl von gespeicherten Konfigurationen“ das betreffende Fahrzeug aus. Durch Klick auf „Konfiguration ansehen“ können Sie nochmal die ausgewählte Konfiguration prüfen. Danach klicken Sie dann auf „Ausschreibungsprozess fortsetzen“ und gelangen damit zur Eingabe der übrigen Angebotsdaten. 

Nach Einfügen der Konfiguration des von Ihnen angebotenen Fahrzeuges haben Sie dann u.a. die Möglichkeit, vom Nachfrager zugelassene Konfigurationsabweichungen zu beschreiben (Mehr- bzw. Minderausstattungen).

Weitere wichtige Angebotsdaten sind dann Ihr Angebotspreis für Kauf und je nach Kundenwunsch Leasing- und/oder Finanzierungsrate. Die Angabe eines Angebotspreises für Kauf ist obligatorisch für alle Anbieter, auch für Leasingfirmen und Banken, die hierfür auf Angebote von Händlerpartnern zurückgreifen müssen (s. Anmeldung als Anbieter).

Nach vollständiger Eingabe und Prüfung aller Angebotsdaten klicken Sie unten auf „Einstellung sichern“ und gelangen dann zum nächsten Fahrzeug, sofern der Nachfrager mehrere Fahrzeuge mit unterschiedlicher Ausstattung ausgeschrieben hat. Falls nur ein Fahrzeug ausgeschrieben wurde oder Sie bereits die Angebote für alle Fahrzeuge erstellt haben, gelangen Sie nach dem Klick auf „Einstellung sichern“ zur Seite „Angebot veröffentlichen“. Dort sehen Sie die Kosten für die Veröffentlichung des kompletten Angebots.

Nach Klick auf „Jetzt veröffentlichen“ ist Ihr Angebot sofort unter „Laufende Ausschreibungen“ ersichtlich und der Nachfrager sieht Ihr Angebot. Nur wenn Sie Ihre Konfiguration per Upload erstellt haben, prüft proFleet die upgeloadete Datei auf Zulässigkeit (es dürfen keinerlei Adress- oder Kontaktdaten enthalten sein). Nach Freischaltung durch proFleet wird Ihr Angebot dann angezeigt.

3.2. Angebot bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, Ihre veröffentlichten Angebote einfach und schnell zu überarbeiten und neu zu veröffentlichen. Wenn Sie z.B. von einem anderen Anbieter unterboten werden, erhalten Sie eine entsprechende Informationsmail und können durch Klick auf den darin enthaltenen Link direkt zur Ihrem Angebot gelangen. Durch Klick auf „Angebot bearbeiten“ öffnet sich das Angebotsformular und dort können Sie z.B. den Angebotspreis ändern. Nach Klick auf „Einstellung sichern“ sehen Sie wieder die Seite „Angebot veröffentlichen“. Nach dem Klick auf „Jetzt veröffentlichen“ wird das Angebot ersichtlich bzw. bei Upload-Konfiguration dem Administrator zur Freischaltung weitergeleitet (auch wenn die Upload-Datei nicht geändert wurde, ist dieser Freischaltprozess derzeit nicht vermeidbar). Das überarbeitete Angebot wird immer unter einer neuen Angebotsnummer veröffentlicht, d.h. das alte Angebot wird nicht überschrieben, sondern bleibt weiterhin sichtbar.